Правила перезаказа

Правила перезаказа нужны, чтобы поддерживать прогнозируемый уровень запасов в пределах заданных значений: не ниже определённого минимума и не выше максимума.

Для этого указывается минимальное количество, ниже которого запас не должен падать, и максимальное количество, которое не должно превышаться.

Правила перезаказа настраиваются отдельно для каждого продукта и зависят от маршрута пополнения:

• Если для продукта используется маршрут Купить, то при срабатывании правила создаётся запрос на цену.
• Если используется маршрут Производство, то автоматически создаётся заказ на производство.

Это работает независимо от того, какой маршрут пополнения выбран.

Чтобы впервые настроить правила перезаказа, смотрите:

• Настройка правил перезаказа
• Условие срабатывания
• Предпочтительный маршрут

Чтобы лучше понять и оптимизировать пополнение с использованием расширенных возможностей, смотрите:

• Логика «точно вовремя»
• Дни видимости

Настройка правил перезаказа

Чтобы настроить автоматические и ручные правила перезаказа, выполните следующие шаги:

• Настройка типа продукта
• Создание правила

Настройка типа продукта

Продукт должен быть правильно настроен, чтобы использовать правила перезаказа. Для этого откройте модуль Склад → Продукты → Продукты, затем выберите существующий продукт или создайте новый.

На форме продукта во вкладке Основная информация установите Тип продукта как Складируемый. Это обязательно, так как система отслеживает количество только для складируемых продуктов, а именно количество используется для запуска правил перезаказа.

Далее перейдите во вкладку Склад и выберите один или несколько маршрутов в разделе Маршруты. Это укажет системе, каким образом пополнять продукт.

Если продукт пополняется по маршруту Покупка, убедитесь, что под названием продукта включён флажок Можно купить. После этого появится вкладка Закупки. Перейдите в неё и укажите хотя бы одного поставщика и цену, по которой он продаёт продукт. Это необходимо, чтобы система знала, у какой компании закупать продукт.

Если продукт пополняется по маршруту Производство, у него должна быть настроена хотя бы одна спецификация. Это необходимо, потому что система создаёт заказы на производство только для продуктов, у которых есть спецификация.

Если для продукта ещё не создана спецификация, нажмите на кнопку Спецификация в верхней части формы продукта или через Больше, затем нажмите Новый, чтобы добавить новую.

Создание нового правила перезаказа

Чтобы создать новое правило перезаказа, откройте модуль Склад → Конфигурация → Правила перезаказа, затем нажмите Новый и заполните поля:

• Продукт – продукт, для которого требуется пополнение.
• Местоположение – конкретное место хранения продукта.
• Мин. количество – минимальное количество продукта, ниже которого должно срабатывать пополнение.
• Макс. количество – количество продукта, которое должно быть в наличии после пополнения.
• Кратность количества – если продукт должен заказываться только определёнными партиями, укажите кратное число. Например, если указать 5, а требуется 3 единицы, то система закажет 5.

Для расширенного использования правил перезаказа можно дополнительно настроить:

• Условие срабатывания
• Предпочтительный маршрут
• Поставщика
• Спецификацию
• Группу закупки
• Дни видимости

Правило перезаказа 0/0/1

Правило 0/0/1 используется для пополнения продуктов, которые не хранятся на складе, но должны закупаться или производиться каждый раз при подтверждении заказа на продажу.

Чтобы создать правило 0/0/1:

1. Перейдите в модуль Склад → Продукты → Продукты и выберите продукт.
2. Вверху формы нажмите смарт-кнопку Правила перезаказа.
3. На открывшейся странице нажмите Новый.
4. В поле Местоположение укажите склад, куда должно поступать пополнение (по умолчанию СКЛ/Склад).
5. В поле Маршрут выберите, как пополнять продукт (например, Купить).
6. В полях Мин. количество и Макс. количество установите значение 0.
7. В поле К заказу установите значение 1.

Теперь при каждом заказе на продажу, если прогнозное количество продукта падает ниже 0, система будет автоматически создавать заказ на закупку по выбранному маршруту — всегда кратно одной единице.

Условие срабатывания

Условие срабатывания правила перезаказа может быть автоматическим или ручным. Принцип работы у них одинаковый, разница лишь в том, как запускается правило:

• Автоматически – заказ на закупку или производство создаётся сам, когда прогнозный остаток падает ниже минимального значения, указанного в правиле. По умолчанию установлено именно это условие.
• Вручную – продукт отображается в отчёте по пополнению, где видно текущий и прогнозный остаток, сроки поставок и даты поступлений. Пользователь может проверить данные и вручную нажать кнопку Заказать один раз.

Чтобы включить поле Условие срабатывания, перейдите в модуль Склад → Операции → Пополнение запасов или Склад → Конфигурация → Правила перезаказа. В правом верхнем углу таблицы нажмите значок  настройки и отметьте колонку Запуск. После этого в таблице можно выбрать вариант Автоматически или Вручную.

Автоматически

Автоматическое правило перезаказа создаёт заказ на закупку или производство, когда:

• запускается планировщик, и прогнозный остаток опускается ниже минимального количества;
• подтверждается заказ на продажу, который снижает прогнозный остаток ниже минимума.

Если у продукта выбран маршрут Купить, система создаст запрос на цену.
Если выбран маршрут Производство, система создаст заказ на производство.
Если маршрут не указан, система использует тот, что выбран во вкладке Склад в карточке продукта.

Вручную

При ручном правиле перезаказа продукт появляется на панели пополнения, если прогнозный остаток падает ниже минимального количества. Такие продукты называются "потребности" — их нужно пополнить, чтобы выполнить будущие заказы на продажу.

Панель пополнения доступна через модуль Склад → Операции → Пополнение запасов или Склад → Конфигурация → Правила перезаказа. Она учитывает сроки выполнения заказов, прогнозные остатки и сроки поставки от поставщиков. Продукты отображаются на панели только тогда, когда пришло время их заказывать — за это отвечает фильтр Заказать.

Когда продукт появляется на панели пополнения, достаточно нажать кнопку  Заказать один раз, чтобы система создала заказ на закупку или производство в нужном количестве.

Маршрут

В карточке продукта во вкладке Склад можно выбрать несколько маршрутов пополнения. Например, для продукта можно указать и Купить, и Производство — тогда система будет знать, что продукт можно либо закупить, либо произвести.

Для правил перезаказа можно указать предпочтительный маршрут. Он используется по умолчанию, если для продукта выбрано несколько маршрутов.

Чтобы настроить предпочитаемый маршрут:

1. Перейдите в модуль Склад → Конфигурация → Правила перезаказа.
2. По умолчанию колонка Маршрут скрыта. Нажмите значок  настроек справа от заголовков таблицы и включите колонку Маршрут.
3. В нужной строке нажмите на поле в колонке Маршрут и выберите маршрут из выпадающего списка.

Расширенные настройки

Использование предпочитаемого маршрута вместе с дополнительными полями в отчёте по пополнению позволяет более гибко настраивать правила перезаказа. Например:

• Поставщик – если выбран маршрут Купить и у продукта есть несколько поставщиков, указанный здесь поставщик будет автоматически подставляться в заказ на закупку, созданный по правилу перезаказа.
• Спецификация – если выбран маршрут Производство и у продукта есть несколько спецификаций, можно указать, по какой именно спецификации создавать заказ на производство.
• Группа снабжения – используется для объединения связанных заказов на закупку или производство, которые нужны для выполнения определённого спроса (например, заказа на продажу или проекта). Это помогает отслеживать, какие заказы связаны с конкретным спросом.

Для правил перезаказа группы закупки не назначаются автоматически, поэтому кнопок связи заказов нет. Чтобы привязать пополнение по правилам перезаказа к конкретным заказам, нужно вручную задать группу закупки.

Если группа закупки не указана, то запросы на закупку для одного и того же продукта могут объединяться в один, даже если правила перезаказа срабатывали несколько раз. Это удобно для консолидации потребностей и уменьшения количества заказов.

Если же в отчёте по пополнению указать группу закупки, все связанные заказы будут объединены в рамках одного спроса и по выбранному маршруту.

Логика «точно вовремя»

Логика «точно вовремя» помогает сократить расходы на хранение, размещая заказы так, чтобы они поступали к нужному сроку без излишних запасов.

Ключевая идея — использование прогнозной даты, которая показывает, когда нужно запустить пополнение, чтобы успеть к сроку и не допустить дефицита.

Прогнозная дата — это самая ранняя возможная дата поступления продукта, если начать процесс пополнения прямо сейчас. Она рассчитывается как сумма всех сроков поставки и производства:

• сроков поставки от поставщика и времени на оформление закупки,
• производственных сроков, если используется производство.

Так работают как автоматические, так и ручные правила перезаказа.

Важные моменты

• Если подход кажется слишком рискованным, можно добавить запас времени или увеличить сроки поставки.
• Хотя сроки поставки и логика «точно вовремя» обеспечивают дополнительный контроль, правила перезаказа прекрасно работают и без них. Указание даты поставки в заказах на продажу в качестве даты их создания гарантирует немедленное выполнение закупок при необходимости.

Прогнозная дата и количество к заказу

Чтобы посмотреть прогнозную дату, откройте отчёт по пополнению и нажмите значок  информации напротив нужного правила. В появившемся окне будут показаны прогнозная дата и все учтённые сроки.

Прогнозная дата — это суммарное время, необходимое для пополнения продукта. Она рассчитывается путём сложения всех сроков, связанных с процессом пополнения продукта. Полученное значение добавляется к текущей дате и определяет момент, когда система проверяет наличие спроса на продукт.

Логика «точно вовремя» гарантирует, что пополнение происходит только тогда, когда это необходимо для спроса на прогнозную дату, помогая избежать избыточных запасов.

Например:

• Если прогнозное количество падает ниже минимального на прогнозную дату, пополнение должно начаться немедленно, чтобы избежать дефицита.
• Если количество падает ниже минимума после прогнозной даты, пополнение можно отложить.

Количество в столбце Заказать — это общий спрос на прогнозную дату.

Благодаря тому, что закупки рассчитываются по совокупным срокам поставки, Финкомтех оптимизирует уровни запасов: они остаются минимальными, но будущие потребности заказываются в самый последний момент — стратегическая прокрастинация, но без стресса!

Частые недоразумения с прогнозными остатками

Заказы на продажу, которые имеют срок после прогнозной даты, не учитываются в прогнозном количестве в правилах перезаказа.
Однако они учитываются в Прогнозном отчёте, который открывается через иконку  в отчёте о пополнении. Этот отчёт показывает долгосрочный прогноз.

Дни видимости

Дни видимости позволяют системе заранее учитывать будущий спрос и решать, стоит ли добавить дополнительные единицы к запланированному пополнению. Финкомтех проверяет, не упадёт ли количество продукта на прогнозируемую дату ниже минимального уровня, заданного в правиле перезаказа. Только е​сли наступает момент для пополнения, система дополнительно смотрит на спрос на ближайшие дни, указанные в настройках видимости.

Эта функция помогает объединять текущие и будущие потребности в один заказ. Благодаря этому можно снизить расходы на доставку и получить скидку у поставщика за более крупные партии.

Чтобы включить дни видимости:

1. Перейдите в модуль Склад → Операции → Пополнение запасов, либо откройте продукт и нажмите смарт-кнопку Правила перезаказа.
2. Включите поле Дни видимости, нажав значок  настройки в правом верхнем углу таблицы и выбрав эту опцию.
3. Укажите количество дней, на которое хотите смотреть вперёд.

Пример сработавших дней видимости

Представим продукт, который поставляется из Азии. Суммарный срок поставки от поставщика — 30 дней, стоимость доставки — 100 долларов (включая все расходы и пошлины).

• 4 ноября — текущая дата. Прогнозируемая дата поступления товара — 4 декабря (через 30 дней).
• Заказ 1: нужен к 4 декабря. Финкомтех размещает заказ сегодня, доставка обойдётся в 100 долларов.
• Заказ 2: нужен к 19 декабря. Обычно система заказала бы его 19 ноября, ещё 100 долларов.
• Заказ 3: нужен к 25 декабря. Обычно система заказала бы его 25 ноября, ещё 100 долларов.

Если заказы размещать отдельно, общая стоимость доставки составит 300 долларов.

Если установить дни видимости равными 20, Финкомтех будет «смотреть вперёд» на 20 дней от 4 декабря (прогнозная дата заказа 1) до 24 декабря.

Система объединяет заказ 2 с заказом 1, сокращая расходы на доставку за счёт объединения поставок.

Заказ 3, срок которого — 25 декабря, выходит за пределы окна видимости на один день и не объединяется с двумя предыдущими заказами.

Пример, когда дни видимости не сработали

Продолжая предыдущий пример, если заказа 1 не существует, то:

• 4 ноября — текущая дата. Прогнозная дата остаётся 4 декабря (через 30 дней).
• 5 ноября — прогнозная дата смещается на 5 декабря.
• Заказ 2: требуется к 19 декабря. Финкомтех создаст заказ только 19 ноября, и пользователь не увидит уведомление о пополнении до этого момента.

Этот пример показывает, что дни видимости дополняют логику «точно вовремя», позволяя оптимизировать пополнение и более эффективно балансировать затраты на закупку и доставку.