ТЗ на процесс в нашей системе
  • Войти

    • Описание первого этапа в рамках предлагаемого процесса работы со счетами в системе Финкомтех (TO-BE) для ООО «ДЭП № 132»

    1. Общий принцип

    В рамках первого этапа реализуется автоматизация следующих процессов:

    • общения и взаимодействия сотрудников во внутреннем контуре системы, в том числе в части предварительного согласования счетов на оплату инициатором с непосредственным руководителем / руководителем проекта;
    • автоматической привязки согласованного к оплате счета к соответствующему проекту при его передаче в специализированный чат «Казначейство»;
    • учета и обработки счетов поставщиков с формированием системных сущностей;
    • бюджетирования проектов, в том числе для последующей привязки лимитов и отображения информации о лимитах и их остатках в форме счета для целей проверки и контроля со стороны финансового отдела;
    • автоматического формирования реестра счетов на оплату для последующего утверждения генеральным директором.

    Процесс строится на использовании следующих модулей системы «Финкомтех»:

    • Модуль «Общение» — коммуникационный контур системы, предназначенный для:
      • внутреннего взаимодействия сотрудников;
      • переписки и обмена документами;
      • получения счетов от внешних контрагентов (в том числе по электронной почте);
      • передачи счетов во внутренний контур для последующего согласования и оплаты.
      Модуль «Общение» используется как единая точка входа счетов в систему и как среда взаимодействия участников процесса.
    • Модуль «Проекты» — аналитический контур системы, предназначенный для:
      • учета расходов в разрезе объектов и проектов;
      • привязки счетов к конкретным проектам;
      • отражения бюджетов и лимитов по проектам;
      • контроля использования лимитов в рамках согласования счетов.
    • Модуль «Финансы» — основной учетный контур системы, предназначенный для:
      • хранения счетов поставщиков;
      • формирования реестров счетов на оплату;
      • проверка корректности счёта;
      • фиксации статусов проверки и утверждения;
      • формирования управленческой и финансовой отчетности.

    2. Процесс внутри системы

    ЭтапДействиеРолиРезультат
    1. Получение счетаИнициатор получает счет от поставщика через email (модуль «Общение») или внешний мессенджерПоставщик
    Сотрудник ДЭП 132 (Инициатор счета)    		Счет получен в системе
    2. Согласование с руководителемИнициатор согласовывает счет с руководителем в чате проекта или личной переписке в модуле «Общение».
    Сценарии работы с файлом:
    1. Счет из модуля «Общение» → пересылка в чат руководителю
    или
    2. Счет из внешнего источника → загрузка через «Вложенные файлы» в чат    		Инициатор счета
    Руководитель проекта / непосредственный руководитель    		Счет согласован к оплате
    3. Передача в КазначействоРуководитель отправляет согласованный счет в чат «Казначейство» с кодовой фразой:
    ПРОЕКТ: Мосавтодор
    Этот формат триггерит систему: запускает создание счета в модуле «Финансы» и автоматическую оцифровку    		Руководитель проекта / непосредственный руководительСчет оцифрован в модуле «Финансы», заполнена форма, привязан к проекту
    4. Проверка фин. отделомЕжедневно в 15:00 сотрудник финансов открывает автоматически сформированный реестр счетов из чата «Казначейство».
    Проверяет соответствие регламентам и бюджету проекта, устанавливает статус «Проверено»    		Сотрудник финансового отделаСчет проверен, готов к утверждению ГД
    5. Утверждение ГДГенеральный директор в установленное время открывает проверенный реестр счетов и утверждает платежи, переводя ползунок в положение «Утверждено».Генеральный директорРеестр счетов утвержден к оплате
    6. Формирование платежекФинансовый отдел формирует файл выгрузки для клиент-банкаСотрудник финансового отделаСформирован файл выгрузки
    7. Импорт оплатПосле оплаты в клиент-банке сотрудник импортирует файл платежных поручений, отмечая счета как «Оплачен».Сотрудник финансового отделаСчета отмечены как оплаченные
    8. УведомлениеСистема автоматически уведомляет руководителя о статусе «Оплачен» для счета.СистемаОтправлено уведомление об оплате

    3. Детализация этапов процесса

    Этап 1: Получение счета из внешнего контура

    Действие: Инициатор получает счет от поставщика через внешние каналы.

    Техническая реализация:

    • Каналы: email (модуль «Общение») или внешние мессенджеры (Telegram, WhatsApp) на этапе перехода. Далее рекомендуем приучить всех контрагентов перейти на взаимодействие через email — это позволит уйти от лишних ручных операций по сохранению и подгрузке счёта инициатором в систему. Ему достаточно будет форворднуть (переслать) файл из входящего письма в чат проекта или чат взаимодействия с руководителем. 
      Форма и порядок предварительного согласования счета между инициатором и руководителем не регламентируются системой и осуществляются в рамках текущего рабочего взаимодействия.
      Факт согласования фиксируется в системе в виде истории переписки в соответствующем чате.
    • Форматы: PDF, изображение

    Действия инициатора:

    • Просмотр/скачивание файла
    • Подготовка к пересылке (без изменений в документе)

    Результат этапа: Счет попал во внутренний контур системы для дальнейших действий с ним, зафиксировано время поступления.

    Этап 2: Согласование счета с руководителем

    Действие: Инициатор согласовывает счет с руководителем в чате проекта или личной переписке.

    Сценарии работы с файлом:

    1. Счет из модуля «Общение»: Инициатор пересылает файл напрямую в чат с руководителем
    2. Счет из внешнего источника: Загрузка через функцию «Вложенные файлы» в системный чат

    Техническая реализация:

    • Системные чаты: проектные и/или личные 
    • Функция «Вложенные файлы»: выбор из хранилища
    • История переписки сохраняется как доказательство согласования

    Создаваемые сущности и данные:

    • Запись в чате с файлом счета + временная метка согласования
    • Участники чата автоматически логируются (инициатор + руководитель)

    Процесс согласования:

    • Инициатор: «Прошу согласовать счет №123 на 150 000 руб. по Мосавтодору»
    • Руководитель: подтверждает текстом
    • Время на согласование: не жестко, но отслеживается для аналитики

    Результат этапа: Счет текстово согласован руководителем, готов к передаче в Казначейство.

    Этап 3: Передача согласованного счета в Казначейство

    Действие руководителя: Руководитель отправляет согласованный счет в чат «Казначейство» с кодовой фразой ПРОЕКТ: [Название] (например, ПРОЕКТ: Мосавтодор). 

    Техническая реализация:

    • Бот мониторит чаты в модуле «Общение»
    • Парсинг сообщения: извлечение проекта из фразы после двоеточия. 
    • Триггер запускает цепочку оцифровки

    Создаваемые сущности и данные:

    1. Счет поставщика (модуль «Финансы»):
      • Номер, дата, сумма, реквизиты, строки
      • Привязка: проект, инициатор, руководитель
      • Статусы: «Черновик» → «Проверено» → «Утверждено» → «Оплачен»
    2. Контакт "Поставщик": ИНН, КПП, адрес, банк. Если поставщика из счёта ранее не существовал в контактах, система создаёт его автоматически с сущностями: ИНН, КПП, адрес, банк.
    3. Номенклатура: 
      1. позиции из строк счета. Если номеклатура отсутствует в справочнике, происходит автосоздание.
      2. Данные: наименование, единица измерения, цена за единицу

    Оцифровка (OCR + ручной ввод):

    • Распознавание текста из PDF/изображений
    • Извлечение: все поля счета
    • Ошибки: подсвечиваются.
    • Лог: кто/когда корректировал

    Результат: Оцифрованный счет в «Финансах», готов к реестру.

    Этап 4: Проверка счетов финансовым отделом

    Действие: Ежедневно в 15:00 сотрудник финансового отдела открывает автоматически сформированный реестр счетов к оплате (на основе счетов из чата «Казначейство»).

    Техническая реализация реестра:

    • Автоформирование без ручного создания
    • Фильтры: период, проект, юрлицо, статус («Черновик»)
    • Отображение: таблица со столбцами
      • Поставщик
      • Счёт №
      • Дата счёта
      • Компания плательщик
      • Сумма к оплате
      • Банк
      • Проект
      • Назначение
      • Проверено ФО
      • Утверждено ГД

    Проверки сотрудника:

    • Корректность данных (реквизиты, суммы, позиции)
    • Соответствие внутренним регламентам (договоры, авансы)
    • Бюджет проекта: сумма счета ≤ доступный лимит
    • Автоблокировка при превышении лимита (уведомление)

    Действия в системе:

    • Корректировка данных счета (если нужно)
    • Установка ползунка «Проверено»
    • Обновление лимита бюджета проекта (сумма счета вычитается из остатка)

    Результат этапа: Счет со статусом «Проверено», реестр готов к утверждению ГД, фактические расходы отражены.


    Этап 5: Согласование реестра генеральным директором

    Действие: Генеральный директор в установленное время (например, после 16:00) открывает проверенный реестр счетов.

    Техническая реализация:

    • Реестр доступен только после 100% проверки фин. отделом
    • Доп. столбец «Утверждено ГД» с ползунком (рядом со столбцом «Проверено»)

    Процесс утверждения:

    • Просмотр реестра
    • По каждому счету: 
      • решение «Утвержден» / «Отклонен» путём переключения ползунка
      • ползунок вправо становится зелёным — «Утвержден»
      • ползунок остаётся слева серым цветом — «Отклонен»
    • Фиксация: переключение ползунка «Утверждено»
    • Отклоненные счета: статус «Отменен», возврат инициатору с комментарием

    Результат этапа: Реестр с визами ГД, счета утверждены к оплате, готовность к выгрузке ПП.

    Этап 6: Формирование платежных поручений

    Действие: Ответственный сотрудник финансового отдела формирует файл выгрузки на основе утвержденных счетов.

    Сценарии*:

    1. Для клиент-банка: Автогенерация платежек в формате банка (.txt, XML) или
    2. Для 1С: Экспорт в формате обмена с 1С (с учетом аналитики проекта)

    *итоговый сценарий зависит от финального решения Заказчика

    Техническая реализация:

    • Источник: только счета со статусом «Утверждено»
    • Данные ПП: реквизиты из счета/контакта, назначение платежа, проект (аналитика)
    • Проверка перед выгрузкой: суммы, лимиты, дубли

    Результат этапа: Готовый файл выгрузки, содержащий все утвержденные платежки за период.

    Действия ответственного сотрудника в клиент-банке не входят в контур настоящего ТЗ.

    Этап 7: Импорт информации об оплаченных счетах

    Действие: После оплаты в клиент-банке сотрудник импортирует файл платежных поручений и проставляет отметку об оплате в счёте.

    Результат этапа: Счета обновлены статусом «Оплачен», бюджеты закрыты.

    Этап 8: Уведомление инициатора и руководителя

    Действие: Автоматическое уведомление при изменении статуса на «Оплачен».

    Техническая реализация:

    • Каналы: чат проекта, email, push в модуле «Общение»
    • Содержание: «Счет №XXX по проекту Мосавтодор оплачен dd.mm.yyyy суммой YYY руб.»
    • Получатели: Инициатор + Руководитель